Si estás pensando en implantar un software para gestionar y optimizar los procesos logísticos de tu empresa, seguro que a lo largo del proceso de configuración de la herramienta te surgirá una pregunta clave, ¿Con cuál de los sistemas informáticos de mi empresa es mejor integrarlo, con el ERP o con el SGA?
Con este artículo, queremos aportar algo de luz sobre esta cuestión y ayudarte a tomar una decisión informada. Pero antes de empezar, vamos a el significado de estas siglas y viendo cómo encaja cada sistema en la gestión de tu negocio.
¿Qué es un TMS?
Un TMS (Transport Management System – Sistema de gestión de Transporte) es un software que gestiona tu operativa de distribución. ¿Esto qué significa en la práctica?
Imagina que la información logística de tu empresa fuera accesible en tiempo real para todos los implicados en el proceso: transportistas, clientes, comercial, personal administrativo… Y que pudieras automatizar todas esas tareas manuales que tanto tiempo te roban, como la impresión de etiquetas de envío o el seguimiento de pedidos.
Todo esto lo hace realidad un TMS. Esta plataforma actúa como un nexo entre tus operaciones logísticas, permitiéndote:
- acceder en tiempo real al estado de cada expedición;
- intercambiar datos con tus clientes y repartidores;
- optimizar tus rutas;
- gestionar tu flota;
- tramitar incidencias;
- analizar el rendimiento de tu operativa logística…
… entre muchas otras funcionalidades, que dependerán de los módulos que integren tu software logístico.
¿Qué es un ERP?
Un ERP (Enterprise Resource Planning – Sistema de administración de recursos) es un software de planificación de recursos empresariales.
Párate a pensar en cuántos sistemas usas en tu negocio. Seguro que, al menos, uno para contabilidad, otro para recursos humanos y un tercero para la gestión de pedidos. ¿Qué te parecería si todos ellos trabajaran al unísono, como módulos de una única plataforma de gestión centralizada?
Aquí entra en escena el ERP, ya que este software nace para integrar tus procesos empresariales.
Entre sus aplicaciones más frecuentes, se encuentran la gestión comercial, financiera, de proyectos, de calidad y de la cadena de producción. Si implantas un ERP, todos los datos de estas áreas estarán centralizados y cada empleado tendrá acceso a la información que necesita en su puesto de trabajo.
¿Qué es un SGA?
SGA significa sistema de gestión de almacén. Como su nombre indica, este software coordina y optimiza los procesos propios de un centro logístico.
El SGA acompaña a la mercancía en su tránsito por tu almacén: desde la recepción, pasando por el etiquetado, colocación en una ubicación, picking, embalaje y manipulación, hasta llegar a la expedición.
Un claro ejemplo de cómo este software optimiza tu proceso logístico es la preparación de pedidos. Tu personal de almacén sabrá de inmediato qué referencia añadir a cada pedido en curso y cuál es su ubicación exacta.
¿En base a qué criterios integrarás el TMS con tu ERP o SGA?
Aunque trabajan en tándem y comparten información, ya has visto que cada sistema cumple diferentes funciones dentro de la cadena de suministro.
Por eso, te recomendamos que utilices cada plataforma para lo que se ha diseñado. Soluciones puntuales como, por ejemplo, añadir un código en las observaciones del ERP para que actúe como si fuera un SGA, son parches que acaban dando lugar a duplicidades y errores.
¿En base a qué criterios integrarás el TMS con tu ERP o SGA?
Empieza por plantearte estas 3 preguntas:
1º ¿En qué plataforma se encuentran los datos de los que va a nutrirse tu software logístico?
Ten en cuenta que, para la correcta gestión de los envíos, vas a necesitar una combinación de datos de negocio y del cliente (dirección postal y datos de contacto, y datos logísticos (peso y volumen del bulto a transportar). En ocasiones, estos datos están unificados en un mismo sistema porque existen interfaces informáticas que los conectan. En otras, tendrás que buscar el dato en cuestión en el sistema que lo almacena y gestiona.
2º ¿Cómo es tu operativa: tu flujo de trabajo está automatizado o es manual?
Desde luego, no es lo mismo que tu proceso de preparación esté formado por una cinta e impresora de etiquetas que funcionan en automático , que un proceso más manual, donde los operarios se desplazan por el almacén buscando productos y etiquetas. En el primer caso, suele ser el SGA quien domina el proceso y hacia donde debería apuntar tu integración.
3º ¿Qué sistema asigna el operador logístico a las expediciones?
Esta asignación puede realizarse en base a infinidad de criterios y reglas de negocio, algunas tan obvias como las tarifas disponibles o el tipo de producto, y otras tan complejas como la capacidad de carga disponible por franja horaria. En muchos casos, esta asignación estará automatizada en alguno de los sistemas informáticos de la cadena. En otras ocasiones, un operario de la cadena realizará un ajuste manual. Es clave que esta información llegue al sistema que generará y comunicará las etiquetas logísticas.
Respondiendo a estas cuestiones, tendrás una panorámica de tu proceso logístico y de cómo cada sistema interviene en el mismo.
¿A qué conclusión llegamos?
Ya lo decía Frank Sinatra en su canción “My Way”: una integración siempre ha de hacerse a tu manera, en base a tu modelo de negocio.
En Tookane, hemos integrado con éxito nuestro software logístico tanto con el ERP como con el SGA de nuestros clientes, e incluso con ambos sistemas. Gracias a nuestra experiencia en logística, entendemos tu operativa y definimos el formato que mejor se adapta a tu flujo de trabajo.
Moldeamos nuestro sistema a tu medida, para que tu proceso sea el que lleva la voz cantante. Contáctanos para solicitar una demo.
Marketing Manager equipo Tookane. Desarrollo de estrategia de marketing, administración de las RRSS, diseñar estrategias de campañas multimedia de manera efectiva y actualización del contenido en el sitio web. Trabajo conjunto con el equipo de ventas.
