La estrategia paperless, una necesidad para el medio ambiente y para la optimización de industrias como la logística en el last mile. Te contamos qué es, cómo funciona y todo lo que necesitas saber en este post.
¿Qué es el famoso paperless?
Esta palabra, cuya traducción literal es “menos papel”, es un concepto que hace referencia a una estrategia de trabajo que consigue eliminar el uso del papel, para reducir así el impacto en el planeta. Es decir, este sistema implica la desmaterialización y la digitalización en las empresas y organizaciones, tanto interna como externamente.
Cuando hablamos de usar menos papel, hablamos de una transformación digital y nos referimos a la implementación tecnológica. El intercambio electrónico de datos permite la transacción de documentos normalizados entre los sistemas que participan en las relaciones comerciales. El paperless ha llegado y ha traído consigo muchos beneficios tanto a las industrias en general como al sector logístico, sobre todo, en el last mile.
Impacto del paperless a nivel mundial, en todas las industrias
En el contexto mundial en el que nos encontramos, queda clara la necesidad de mejorar los procedimientos de todas las industrias para lograr frenar el cambio climático. Frente a este problema medioambiental, empresas de todos los sectores han invertido tiempo y recursos para minimizar las emisiones.
Según cifras del Instituto Nacional de Estadística (INE) nos revela que el desembolso total de las empresas para proteger el medio ambiente fue de 2.519 y que está previsto que aumente exponencialmente para el año 2024. Este demuestra que las empresas a nivel global están cada vez más implicadas en su deber: lograr un equilibrio entre la supervivencia de las industrias y la del planeta.
El estudio, también desvela los sectores que presentan el mayor gasto en protección ambiental como el paperless fueron el de la alimentación, bebidas y tabaco (23,7%), químico y farmacéutico (16,3%) y metalúrgico (13,6%).
La implantación de la desmaterialización en múltiples industrias según datos de un estudio de Statista, ha logrado disminuir el consumo en miles de toneladas de 6.932,1 (2018) a 6.873,9 (2019). En definitiva, aunque el consumo del papel esté bajando desde hace dos años, lo hace muy lentamente, por lo que aún queda un largo camino para conseguir un futuro withoutpaper.
Impacto del paperless en la última milla, en la logística
El paso a una logística final sin papel, ha impactado de manera muy positiva en la mejora del sector, tanto medioambientalmente como eficientemente. Son muchos los beneficios que ha traído consigo una logística paperless, sobre todo en la última milla, que es el proceso más ineficiente de toda la cadena de suministro.
A continuación, nombraremos algunos de los aspectos en los que ha impactado esta estrategia:
La productividad del personal aumenta
Cuando los repartidores tienen que gestionar un sinfín de documentos físicos, el proceso se ralentiza, restándoles productividad a la plantilla. Las empresas logísticas no paperless utilizan plantillas impresas para que los clientes la firmen. Para ello, este documento debió imprimirse, rellenarse y guardarse por parte del transportista previamente. Luego, tras la entrega del producto, estos documentos firmados deberán ser revisados y archivados manualmente.
Así es que los pasos a realizar en la última milla se ralentizan sin paperless, pues dificultan la tarea de los repartidores. Aplicar la estrategia de usar menos papel y pasar a la digitalización, es la solución para todas estas problemáticas.
Una reducción de costes significativa
Disponer de una última milla paperless significa que una gran cantidad de los recursos que gestiona son digitales. Es decir, las facturas, documentos o notas de venta estarán serán no físicos. Esto implica un ahorro de espacio (para almacenarlo), papel y tinta (necesaria para imprimirlo). Esto supondrá una reducción de costes considerable y, por tanto, una mayor rentabilidad.
Mejora de la precisión de los procesos
Las empresas logísticas que no son paperless, suelen carecer de una planificación automatizada de las rutas y, en consecuencia, son menos eficientes. Al digitalizar la planificación de los viajes, podemos disponer de un software logístico que escoja las rutas más inteligentes para lograr el máximo número de envíos en el menor tiempo posible. De esta forma, logramos asegurar de una manera sencilla y sin fallos una buena ejecución de la última milla.
Mejora del branding interno y externo de la marca
Por un lado, si aplicamos el paperless en la última milla atraeremos a aquellos consumidores también concienciados con la mejora del medio ambiente. Si ejecutamos un last mile sostenible, podemos desarrollar estrategias empresariales para que todos nuestros los potenciales clientes finales lo sepan.
Caso de éxito: Worten
Este líder en productos tecnológicos, necesitaba mejorar de la eficiencia y rentabilidad de su logística. Para lograr esto, se automatizaron y digitalizaron todos sus procesos, lo que implicó transformar su logística en paperless completamente.
La aplicación de un software logístico y de transporte para la última milla hizo innecesario el uso del papel para la ejecución de los pedidos. De hecho, a través de la aplicación de esta estrategia, lograron reducir el tiempo de gestión logística en un 90%.
En definitiva, el paperless es una necesidad para el medio ambiente, pero también para que las últimas millas de las empresas estén a la altura de lo que demanda el cliente: un envío competitivo en cuanto a tiempos y costes.
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Marketing Manager equipo Tookane. Desarrollo de estrategia de marketing, administración de las RRSS, diseñar estrategias de campañas multimedia de manera efectiva y actualización del contenido en el sitio web. Trabajo conjunto con el equipo de ventas.
