Gestión de incidencias de transporte: registro, seguimiento y resolución desde una sola plataforma
Cada incidencia registrada, asignada y resuelta con trazabilidad completa. Sin perder reclamaciones entre correos, sin respuestas tardías, sin responsables sin definir.
Las incidencias de transporte se gestionan bien o se gestionan tarde. Y cuando se gestionan tarde, el cliente ya lo sabe
Las incidencias llegan por correo, WhatsApp y teléfono: sin un sistema centralizado, es imposible garantizar que se atienden todas.
La falta de trazabilidad impide saber qué transportistas generan más incidencias ni cuánto cuestan operativamente.
Sin registro estructurado, los tiempos de resolución se alargan y la información se pierde entre conversaciones.
Cuando hay una reclamación o penalización al transportista, no hay documentación clara del historial que la sustente.
Qué es la gestión de incidencias en TOOKANE y cómo funciona
La gestión de incidencias de TOOKANE es el sistema que permite registrar, clasificar, asignar y hacer seguimiento de cualquier incidencia relacionada con el transporte de mercancías —entregas fallidas, daños en la mercancía, retrasos, documentación incorrecta o reclamaciones del cliente final— directamente desde la plataforma logística. Cada incidencia queda vinculada al envío correspondiente y al operador logístico involucrado, con un historial de acciones, responsables y tiempos de respuesta que facilita tanto la resolución operativa como el análisis posterior para identificar patrones y tomar decisiones sobre la cartera de transportistas. A diferencia de la gestión por correo o sistemas de ticketing genéricos, TOOKANE conecta la incidencia con la trazabilidad del envío, la documentación de transporte y los datos del operador en el mismo entorno.
Registro estructurado desde el primer contacto
Cualquier incidencia —sea comunicada por el cliente, el transportista o el equipo interno— se registra con tipo, envío asociado, operador y prioridad. Nada queda en un correo sin gestionar.
Vinculación al envío y al operador logístico
La incidencia se abre sobre el expediente del envío concreto. El historial del transportista, la documentación del envío y el tracking están disponibles en el mismo contexto.
Asignación y seguimiento con responsable definido
Cada incidencia tiene un responsable asignado y un estado actualizado: abierta, en gestión o resuelta. El equipo sabe en todo momento qué está pendiente y quién lo está atendiendo.
Análisis de incidencias por transportista
TOOKANE acumula el historial de incidencias por operador logístico. Esa información es clave para negociar SLAs, aplicar penalizaciones o revisar la selección de transportistas.
Capacidades de gestión de incidencias de TOOKANE
Registro centralizado de todas las incidencias.
Un único sistema para capturar incidencias independientemente de cómo lleguen: cliente, transportista o equipo interno.
Comunicación con el transportista desde la plataforma.
Las comunicaciones relacionadas con la incidencia quedan registradas en el sistema, no en bandejas de correo personales.
Clasificación por tipo e impacto.
Entrega fallida, daño, retraso, documentación incorrecta: cada tipo tiene su flujo de gestión definido.
Historial de incidencias por operador logístico.
Datos acumulados para negociar penalizaciones, revisar SLAs o justificar un cambio de transportista.
Vinculación directa al envío y al operador.
La incidencia se abre sobre el expediente concreto, con acceso inmediato a tracking, documentación y datos del transportista.
Alertas y notificaciones automáticas.
El responsable asignado y el cliente pueden recibir actualizaciones automáticas sobre el estado de la incidencia.
Asignación de responsable y estado.
Cada incidencia tiene propietario y seguimiento de estado, eliminando casos que nadie gestiona.
Informes de resolución y tiempo de respuesta.
Métricas de gestión de incidencias para evaluar el rendimiento operativo del equipo y de los transportistas.
Soluciones relacionadas
Seguimiento de envíos
El tracking del envío está disponible desde la misma incidencia para contextualizar el problema con datos de trazabilidad en tiempo real.
Selección de operador logístico
El historial de incidencias por transportista alimenta los criterios de selección de operador para futuras expediciones.
Comunicación con clientes
Cuando hay una incidencia, el cliente puede recibir una notificación proactiva desde TOOKANE sin necesidad de llamadas o correos manuales.
Control de facturas
Las incidencias con coste asociado —daños, retrasos penalizables— quedan registradas para su revisión en el control de facturas de los operadores.
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«Ahora sabemos dónde está nuestra mercancía y disponemos de datos que nos permiten detectar errores y anticiparnos»
— Miguel Palaci, Head of global logistics & supply chain, ACTIU
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«Ahora sabemos en todo momento dónde se encuentran nuestros envíos»
— Nicolas Puech, Director Supply Chain, DVD Dental
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«Desde logística nos sentimos más cerca del negocio, provocando una mayor satisfacción del cliente»
— Pere Torruella, Warehouse & Distribution Manager, Simon
Preguntas frecuentes sobre la gestión de incidencias de transporte
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TOOKANE permite registrar y gestionar cualquier tipo de incidencia logística: entregas fallidas, daños en la mercancía, retrasos, errores de documentación, reclamaciones del cliente final o problemas en la recogida. Cada tipo puede tener su propio flujo de gestión, responsable y tiempo de resolución objetivo.
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A diferencia del correo, TOOKANE vincula cada incidencia al envío concreto, con acceso inmediato al tracking, la documentación y el historial del transportista. Además, la asignación de responsable y el seguimiento de estado eliminan los casos que se pierden o se demoran porque nadie los tiene asignados.
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Sí. TOOKANE acumula el registro histórico de incidencias por operador logístico: tipo, frecuencia, tiempo de resolución e impacto. Esa información es directamente utilizable en negociaciones de SLA, aplicación de penalizaciones contractuales o decisiones de cambio de transportista.
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Sí. TOOKANE permite enviar notificaciones automáticas al cliente cuando se registra o actualiza una incidencia que afecta a su pedido, sin que el equipo de atención al cliente tenga que gestionar manualmente cada comunicación.
Si tienes alguna otra pregunta
Ninguna incidencia sin responsable. Ninguna reclamación sin respuesta
Con TOOKANE, las incidencias dejan de gestionarse entre correos y chats para tener un sistema propio: registro, asignación, seguimiento y análisis en la misma plataforma logística.